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ARCHIVAGE

Dématérialisation des processus et archivage

La dématérialisation de processus est l’acte de transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux numériques et traitements automatisés.
Comme exemples les plus connus, nous pouvons citer la dématérialisation des courriers entrants, la dématérialisation des factures, la dématérialisation des flux monétaires (chèques…), la dématérialisation des procédures administratives (déclarations fiscales, télé- TVA, appels d’offres…).
La dématérialisation des processus présente plusieurs avantages, notamment la réduction des coûts et des temps de traitement, la sécurisation des flux, l’homogénéisation des processus documentaires et de fait, une meilleure réponse aux contraintes légales et réglementaires de plus en plus fortes.
La dématérialisation repose sur quatre grandes étapes : la création, la gestion, la diffusion et la conservation.
Pour chacune de ces étapes, One Interface a développé une solution industrielle permettant de répondre à tous les besoins de dématérialisation ainsi qu’aux exigences réglementaires et légales. Il est en effet primordial de garantir, tout au long du processus, la chaîne de confiance.

Quatre éléments sont donc nécessaires à la sécurisation de la chaîne de dématérialisation :

  La ratification de l’écrit électronique La signature électronique au sens « lu et approuvé ».
   La validation de la dématérialisation d’un acte juridique  La loi doit reconnaître la validité du document numérique.
   La sécurisation des échanges de documents  Les documents doivent pouvoir circuler et être diffusés sans modification, avec une identification de l’émetteur.
   La pérennité et la sécurisation de l’archivage des documents  Les documents doivent être
conservés sans modification, si ce n’est à des fins de migration, sur de très longues durées.

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